KELOMPOK 1 (PLANING)

 TUGAS MAKALAH

MENEJEMEN PENDIDIKAN

"PLANING DALAM SEBUAH ORGANISASI"

 

KELOMPOK 1

FIKKA RACHMAWATI (11 321 193)

CHOIRUN NAFI'AH (11 321 194)

YUDHA BIMA (11 321 195)

MUTHII'AH (11 321 196)

SEFFI RAHMAWATI (11 321 197)

 PBI

 FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

IKIP PGRI MADIUN

2012 

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur kehadirat Allah SWT. yang telah memberikan rahmat,taufiq,hidayah serta Inayah-Nya, kepada penyusun dalam menyelesaikan makalah ini. Serta sholawat serta salam penyusun haturkan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW.  yang kita nantikan syafaat beliau di hari akhir kelak. Izinkanlah penyusun mempersembahkan makalah  yang berjudul “PLANING DALAM SEBUAH ORGANISASI”

Dalam makalah ini,penyusun ingin memberikan penjabaran tentang apa itu Planing. Mengapa penting dalam sebuah menejemen/organisasi pendidikan serta apa fungsidan peranannya.

Tak lupa ucapan terima kasih yang tiada terhingga,penyusun sampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu,memberi dorongan serta masukan kepada penyusun, diantaranya :

1.    Bapak Rektor IKIP PGRI Madiun sebagai Penanggungjawab seluruh kegiatan akademik di IKIP PGRI Madiun.

2.    Dr. V. Teguh S, M.Pd.  selaku pengajar mata kuliah Menejemen PendidikanIKIP PGRI Madiun.

Serta penyusun sampaikan terimakasih yang tiada terhingga kepada pihak pihak yang tidak mungkin penyusun sebutkan satu per satu. Semoga dengan adanya makalah ini nantinya dapat bermanfaat serta berguna bagi kita semua. Penyusun menyadari masih banyak kekurangan disana-sini,oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penyusun harapkan. Semoga Allah SWT. melindungi serta membimbing kita agar menjadi insan yang berakhlakhul karimah serta menjadi insan yang sukses di dunia dan akhirat.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Madiun,27 mei 2012

Penyusun    

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

• Pengertian Planing
• Pentingnya Planing dalam Sebuah Menejemen/Organisasi Pendidikan
• Fungsi dan Peranan Planing
• Cara Mengaplikasikan Planing dalam Pendidikan

1.3 Tujuan

Adapun tujuan-tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut.

1. Memenuhi tugas yang diberikan pada mata kuliah Menejemen Pendidikan IKIP PGRI MADIUN.
2. Sebagai bentuk perhatian Mahasiswa terhadap cara mengevaluasi suatu organisasi.
3. Suatu usaha untuk meningkatkan kualitas organisasi Indonesia.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Planing

            Planing dapat di artikan juga sebagai sebuah rencana. Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

2.2       Pentingnya Planing dalam Sebuah Menejemen/Organisasi Pendidikan

            Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya,apa yang harus dikerjakan dan siapa yang akan mengerjakannya. Beishline (1957) mengukapkan bahwa: “…. Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif),dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai,bagaimana hal itu harus dicapai,siapa yang bertanggung jawab,mengapa hal itu harus dicapai”.

Dari pendapat tersebut jelas diketahui bahwa pada dasarnya membuat perencanaan itu menyangkut 5W+1H (what,who,why,when,where dan how) yang secara singkatnya akan dijelaskan sebagai berikut:

1.    What         : Apa yang harus dikerjakan.

2.    Why          : mengapa pekerjaan itu harus dilakukan

3.    Who          : Siapa yang akan mengerjakan

4.    When       : kapan pekerjaan itu dilakukan

5.    Where      : Dimana pekerjaan itu dilakukan

6.    How          : Bagaimana cara mengerjakannya

Kauffman (1972) menjelaskan bahwa perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin. Memang tidak bisa dipungkiri bahwa dalam membuat perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan dating. Sesuai dengan yang di ungkapkan oleh E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision Management bahwa: Perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan dating dengan mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang.

2.3       Fungsi dan Peranan Planing

Secara umum, ada empat fungsi manajemen yang sering orang menyebutnya “POAC”, yaitu Planning , Organizing, Actuating, dan Controlling. Dua fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan mental sedangkan dua berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan fisik. Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.

            Perencanaan menjadi pegangan setiap pimpinan dan pelaksana untuk dilaksanakan. Dengan demikian, melalui perencanaan dapat dipersatukan kesamaan pandangan, sikap dan tindak dalam pelaksanaan di lapangan. Dapat pula dikatakan bahwa pimpinan harus mengetahui secara pasti tujuan jangka menengah dan di atas perencanaan jangka panjang menengah ini pula, ia harus menentukan perencanaan jangka pendek. Perencanaan jangka pendek ini harus dirinci berdasarkan skala prioritas, mana yang harus dikerjakan terebih dahulu dan secara bertahap serta terencana melaksanakan tahap-tahap berikutnya sampai tujuan jangka pendek itu dapat tercapai sepenuhnya, perlu diadakan evaluasi untuk menyempurnakan langkah selanjutnya. Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana yang harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. Perencanaan adalah proses dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan.
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu: (a). Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan (b). Merumuskan tujuan saat ini. (c). Mengidentifikasikan segala peluang dan hambatan. (d). Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

2.4       Cara Mengaplikasikan Planing dalam Pendidikan

            Bagaimana cara mengaplikasikan suatu rencana dalam pendidikan/organisasi,kita harus membuat daftar unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

• Tindakan apa yang harus dikerjakan
• Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
• Dimana tindakan tersebut dilakukan
• Kapan tindakan tersebut dilakukan
• Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
• Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dan juga kita harus mengetahui sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :

• Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
• Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
• Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
• Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
• Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Proses Pembuatan Rencana

• Menetapkan tugas dan tujuan. Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
• Observasi dan analisa. Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan. Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
• Membuat sintesa. Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan

Siapa Pembuat Rencana ?

·         Panitia Perencanaan. Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

·         Bagian Perencanaan. Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

·         Tenaga Staf. Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

Setelah beberapa factor diketahui,maka kita dapat menyusun rencana yang strategis yang kemudian diterjemahkan dalam rencana-rencana operasional dengan mencantumkan target-target yang harus dicapai dari rencana operasional tersebut. Dimana secara jelas dapat digambarkan dalam bagan berikut:

Gambar : Proses Perencanaan

Adapun kegunaan dalam suatu perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang diperoleh bisa seefektif mungkin
2. Untuk mengevaluasi setiap tujuan yang sudah dilakukan sehingga penyimpangan yang terjadi bisa dihindari
3. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan yang muncul dapat di selesaikan
4. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali

BAB III

PENUTUP

3.1       Kesimpulan

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

3.2       Saran

            Adapun saran yang ingin kami sampaikan adalah:

·         Kami sebagai penulis menerima kritik dan saran dari pembaca agar  nantinya bisa lebih baik lagi.

·         Saran kami untuk pembaca agar lebih menggali informasi lagi mengenai planing dalam sebuah organisasi.